Assistenz & Office Management mit Aufgaben in der Immobilienverwaltung (m/w/d) | Family Office | Fürth
Organisationstalent mit Überblick und Freude am Mitgestalten gesucht
Für ein Family Office in Fürth suche ich aktuell eine zuverlässige, mitdenkende Persönlichkeit, die Freude daran hat, den Büroalltag zu organisieren, verschiedene Gesellschaften zu unterstützen und Themen eigenständig voranzubringen.
Du arbeitest eng mit der Familie und einem kleinen Team zusammen. Hier laufen die Fäden verschiedener Gesellschaften, Beteiligungen und des eigenen Immobilienportfolios zusammen – entsprechend vielseitig ist dein Aufgabenbereich.
Deine Aufgaben
Dein Schwerpunkt liegt in der gesellschaftsübergreifenden Assistenz und Administration. Ergänzend unterstützt du bei der Organisation und Verwaltung des eigenen Immobilienbestands.
Assistenz & Office Management
- Du organisierst den Büroalltag, kümmerst dich um den Postein- und -ausgang und sorgst für übersichtliche Ablage- und Dokumentenstrukturen.
- Du behältst Termine, Fristen und offene Themen im Blick und unterstützt die verschiedenen Gesellschaften bei administrativen Aufgaben.
- Auch bei parallel laufenden Projekten hältst du die Fäden zusammen, bereitest Unterlagen vor und stellst Informationen zuverlässig bereit.
- Du stehst im Austausch mit Steuerberatern, Banken, Dienstleistern und weiteren externen Partnern.
- Du entlastest die Familie und das Team im Tagesgeschäft und hast die Möglichkeit, deinen Aufgabenbereich je nach Interessen, Stärken und Eigeninitiative aktiv mitzugestalten.
Unterstützung in der Immobilienverwaltung
- Du bist Ansprechperson für Mieter, Handwerker und Dienstleister und koordinierst Anliegen rund um die Objekte.
- Du pflegst Mietverträge, Stammdaten und Objektunterlagen.
- Du prüfst Handwerker- und Lieferantenrechnungen, behältst Zahlungseingänge im Blick und unterstützt bei der Vorbereitung von Betriebskostenabrechnungen.
- Du organisierst Reparatur- und Instandhaltungstermine und wirkst bei der Vorbereitung von Mieterwechseln mit.
Das bringst du mit
- Du bringst Erfahrung im Office Management, in der Assistenz, Administration oder Immobilienverwaltung mit. Ob aus einem Family Office, einer Kanzlei, einem Unternehmen oder einem anderen dienstleistungsorientierten Umfeld – entscheidend ist, dass du gerne organisierst, koordinierst und den Überblick behältst. Kenntnisse im juristischen oder immobilienwirtschaftlichen Bereich sind willkommen, aber kein Muss.
- Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig, denkst mit und hast Freude daran, unterschiedliche Aufgaben zu übernehmen.
- Du gehst verantwortungsbewusst und diskret mit vertraulichen Informationen um.
- Mit den gängigen MS-Office-Anwendungen bist du vertraut und hast keine Berührungsängste mit neuen digitalen Tools, beispielsweise Google Workspace oder KI-Anwendungen.
- Du bist eine offene, positive und unkomplizierte Persönlichkeit, die gerne in einem kleinen Team arbeitet, Verantwortung übernimmt und auch selbst mit anpackt.
Raum für Eigeninitiative und Entwicklung
Dich erwartet ein familiäres, dynamisches Umfeld mit einem kleinen, eingespielten Team, das Hand in Hand arbeitet. Du kannst deine Stärken und Ideen einbringen und hast die Möglichkeit, die Position durch eigene Initiative inhaltlich weiterzuentwickeln.
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