ITK Dienstleistung | Projektunterstützung | Personalberatung
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass alle Formulierungen in den Projekt- und Stellenangeboten geschlechtsneutral sind. Bewerbungen von Frauen und Männern sind gleichermaßen für alle Anzeigen willkommen. Entscheidend sind die fachlichen und persönlichen Qualifikationen.
Netzbetreiber-Projektassistenz (all gender) (Ref.Nr.: 17680 - MO)
Vertragsverhältnis
Vertragsverhältnis Anstellung
Zeitraum ab 01.01.2027 - 30.06.2028, Option auf Verlängerung
Aufgaben
Aufgaben Aufgabenbeschreibung:
- Ansprechpartner(in)/Schnittstelle für das Projektteam SOL Baumanagement (ca. 40 Projektmitglieder) bei administrativen/organisatorischen Fragen sowie zu bereichsspezifischen Applikationen und Systemen
- Planung von Projektmeetings (intern und extern) inkl.
- Raumbuchung, Cateringbestellung, Einladungsversand
- Teilweise mit Teilnahme inkl. Protokollierung und Führen von Aufgabenlisten
- Veranstaltungsmanagement
- Organisation von Workshops mit Projektmitarbeitenden inhouse und in externen Locations, inkl. Auswahl, Verhandlung und Beauftragung
- Durchführung des administrativen Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeitender (intern/extern) und Assistenz beim Start
- Abwicklung des Offboarding-Prozesses bei Wechseln im Projektteam, sowie Kontrolle der Tool-Abmeldungen, Rückgaben usw.
- Unterstützung der Projektleiter oder Teilprojektleiter durch eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten
- Organisation von Dienstreisen von im Projekt tätigen Mitarbeitenden, Buchung via Reisetool Tripsource (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
- Anlage von IT-Tickets (Zugänge, Softwarebestellungen usw.) im Ticketsystem Heat
- Umsetzung von Bestellvorgängen in SAP für Waren und Dienstleistungen, inkl. Leistungserfassung und Abrechnung im Abrechnungsportal VIM
- Büromaterialbestellungen für das Team des Geschäftsbereiches DC-Links (via SAP)
- Telefonische und schriftliche Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, intern und extern
- Pflege der Ablage/Dokumentation
- Vorbereitung von Foliensätzen
- Mitbetreuung des E-Mail-Funktionspostfaches des Assistenzteams DC-Links
Kenntnisse und Erfahrungen in:
- oben genannten Aufgaben
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/ Kauffrau für Büromanagement oder in einer ähnlich geeigneten Fachrichtung
- Erfahrung in bürowirtschaftlichen und -organisatorischen Abläufen (z.B. durch mehrjährige Arbeit im vergleichbaren Umfeld)
- Berufserfahrung in Assistenzfunktionen
- Sehr gute deutsche (vergleichbar C1) und gute englische Sprachkenntnisse (vergleichbar B2)
Wir freuen uns, wenn Sie dieses Angebot weiter empfehlen.
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