Stellenort: Jena
Vertragsart: Vollzeit
Wir suchen dich als Kaufmännische Assistenz – Organisation & Projekte (m/w/d) für die ad hoc holding AG in Jena.
Die ad hoc Unternehmensgruppe ist DER 360° Immobiliendienstleister in Deutschland.
Für unseren Verwaltungsbereich suchen wir eine erfahrene kaufmännische Assistenz, die organisatorische und administrative Themen selbstständig übernimmt, strukturiert bearbeitet und zuverlässig nachhält.
Die Position verbindet klassische kaufmännische Aufgaben mit eigenverantwortlicher Organisation und Koordination. Du übernimmst definierte Themen und Arbeitspakete, stimmst dich mit den jeweiligen Ansprechpartnern ab und sorgst dafür, dass Aufgaben vollständig und termingerecht umgesetzt werden.
Dich erwartet
- 28 Urlaubstage und Möglichkeit zu Sonderurlaub
- ad hoc versicherungsdienst
- Attraktive Vergütung
- Firmenbike mit 100%-Privatnutzung
- (Bikeleasing)
- Geförderte betriebliche Altersvorsorge
- Gemeinsame Firmenevents
- Gesundheitsmanagement
- Gleitzeitmodell
- Gratis Kalt- und Heißgetränke und frisches Obst
- (in unseren Niederlassungen)
- Jahresgespräche und regelmäßiges Feedback
- Moderner und ergonomischer Arbeitsplatz – mit höhenverstellbaren Schreibtischen und ergonomischen Bürostühlen.
- Unbefristetes Arbeitsverhältnis
Dein Profil
- eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer kaufmännischen Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsfunktion
- eine selbstständige, strukturierte und verbindliche Arbeitsweise
- ein gutes Gespür für Prioritäten und die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben parallel zu koordinieren
- Organisationstalent und einen sicheren Umgang mit wechselnden Themen und Anforderungen
- die Fähigkeit, Informationen selbstständig zusammenzutragen und Aufgaben lösungsorientiert zu bearbeiten
- Kommunikationsstärke und einen professionellen Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Dein Aufgabenbereich
- Eigenständige Koordination organisatorischer Themen zwischen unseren Gesellschaften und zentralen Fachbereichen – von der Abstimmung bis zur Umsetzung
- Eigenverantwortliche Bearbeitung und Organisation übertragener Aufgaben und Arbeitspakete
- Zuverlässige Überwachung und Nachverfolgung von Terminen, Fristen, Wiedervorlagen und offenen Aufgaben
- Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Terminen und internen Projekten
- Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern sowie Zusammenführung relevanter Informationen
- Übernahme kaufmännischer Aufgaben wie Bestellungen, Rechnungsbearbeitung, Korrespondenz und Dokumentenmanagement
- Administrative Unterstützung bei Themen rund um unseren Fuhrpark
- Organisation und Koordination administrativer Abläufe an unseren Standorten und im Verwaltungsbereich
- Strukturierte Aufbereitung von Informationen und Sachverhalten als Grundlage für fundierte Entscheidungen
- Aktive Mitgestaltung und kontinuierliche Verbesserung organisatorischer Abläufe und Prozesse
Dein Arbeitgeber
Ein Unternehmen der ad hoc Gruppe.
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