Zur Verstärkung unseres suchen wir eine Executive Assistant / Office Manager (m/w/d), die Professionalität, Struktur und Serviceorientierung mit einem hohen Qualitätsanspruch verbindet.
Aufgaben
Sie sind die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Hauses.
Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büro – vorausschauend, diskret und mit einem Blick fürs Detail.
Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, unterstützen unsere Teams und repräsentieren Captiva nach außen mit Souveränität.
Ihre Aufgaben im Detail:
- Organisation und Sicherstellung eines professionellen Büroalltags
- Unterstützung der Geschäftsführung (Terminplanung, Reiseorganisation, Reisekosten, Vorbereitung von Meetings)
- Koordination von Investorenterminen und externen Partnern
- Rechnungsprüfung in Zusammenarbeit mit Finance
- Post- und Dokumentenmanagement inkl. strukturierter Archivierung
- Lieferantenmanagement und Bestellwesen
- Organisation von Events, Messebesuchen und internen Terminen
- Unterstützung bei Präsentationen und administrativen Projekten
- Verwaltung von Firmenwagen, Mobiltelefonen und Hardware
- Verwaltung von Firmenwagen, Mobiltelefonen und Hardware
- Sicherstellung eines gepflegten und repräsentativen Erscheinungsbildes der Büro- und Außenbereiche
Qualifikation
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder einevergleichbare kaufmännische Weiterbildung
- Erste Berufserfahrung als Assistenz oder im Office Management in einemdynamischen Umfeld sind wünschenswert
- Selbständige, strukturierte, lösungsorientierte und präzise Arbeitsweise sowie einhohes Maß an Eigeninitiative und Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
- Souveränes, gepflegtes und verbindliches Auftreten
- Sehr gute Kenntnisse in MS-Office
Benefits
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Kurze Wege, klare Kommunikation, echte Verantwortung
- Eine hochwertige, professionelle Arbeitsumgebung
- Ein Team mit Anspruch, aber ohne Allüren
- Raum für Eigeninitiative und Mitgestaltung
- Langfristige Perspektive in einem stabilen, erfolgreichen Unternehmen
Wir suchen keine reine Assistenz im Hintergrund.
Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, mitgestaltet und Verantwortung übernimmt.
Ansprechpartnerin: Manuela Miß
#J-18808-Ljbffr