BLACKFIELD | Bremen | Vollzeit oder Teilzeit | ab sofort
Über uns
BLACKFIELD ist eine KI-Beratung mit Sitz in Bremen-Schwachhausen und einem zweiten Standort in Berlin/Potsdam. Unsere Kunden sind Banken, Versicherer, Industrie- und Logistikunternehmen sowie Verwaltungen, viele davon in regulierten Umfeldern. Seit der Gründung haben wir über 50 Mandate betreut. Strategieberatung und Softwareentwicklung sitzen bei uns im selben Haus.
Unser Ausgangspunkt: Zu viele Unternehmen stecken nach Jahren noch in KI-Pilotphasen ohne messbaren Nutzen. Wir setzen den ersten Anwendungsfall deshalb so auf, dass daraus eine eigene KI-Plattform des Kunden entsteht, auf der anschließend weitere Anwendungsfälle für das gesamte Unternehmen laufen. Wer bei uns eine Empfehlung ausspricht, begleitet auch die Umsetzung. Dafür steht unser Claim: KI mit Substanz. Von der Planung zur Wirkung.
Für unser Büro in Bremen-Schwachhausen suchen wir ab sofort eine:n Office Manager:in (m/w/d), in Vollzeit oder Teilzeit. Du hältst dem Team von rund 15 Personen den Rücken frei, damit es sich auf die Kundenprojekte konzentrieren kann.
Über uns
- Du führst unser Büro in Bremen-Schwachhausen: Du empfängst Gäste und Kunden, nimmst Post und Anrufe entgegen, bestellst Büro- und Verbrauchsmaterial und hältst Meetingräume und Küche für Kundentermine und Workshops bereit.
- Du steuerst unsere Dienstleister und Verträge: Reinigung, Hausverwaltung, IT-Dienstleister, Telefonie, Versicherungen. Du holst Angebote ein, prüfst Rechnungen und behältst Laufzeiten und Kündigungsfristen im Blick.
- Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung: Eingangsrechnungen prüfen und ablegen, Ausgangsrechnungen versenden, Zahlungen vorbereiten, Reisekostenabrechnungen kontrollieren und die Belege für unseren Steuerberater aufbereiten.
- Du organisierst Reisen für das Team: Bahn, Hotels und Mietwagen für Termine bei Kunden in Norddeutschland und in Berlin/Potsdam, inklusive Abrechnung.
- Du richtest Arbeitsplätze für neue Kolleginnen und Kollegen ein: Laptop und Monitor, Zugänge, Schlüssel, Deutschlandticket und Firmenfitness. Das Inventar führst Du gleich mit.
- Du organisierst Kundenveranstaltungen und Teamevents in Bremen, von der Einladung über Catering und Raum bis zum Ablauf am Abend selbst.
- Du organisierst unseren Standort Berlin/Potsdam von Bremen aus mit: Bestellungen, Dienstleister und die Vorbereitung von Terminen vor Ort.
- Du verbesserst die Abläufe im Büro laufend, auch mit den KI-Werkzeugen, die wir selbst einsetzen, etwa für Rechnungen, Reisebuchungen und Protokolle.
Was wir suchen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in der Verwaltung, idealerweise in einem kleineren Unternehmen, in dem Du mehrere dieser Themen gleichzeitig verantwortet hast
- Sicherer Umgang mit Zahlen und Belegen: Rechnungen, Reisekosten, Zahlungsläufe; Erfahrung mit einer Buchhaltungssoftware ist ein Plus
- Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise: Du siehst, was im Büro ansteht, bevor es jemand anspricht
- Freundliches und verbindliches Auftreten gegenüber Gästen, Kunden und Dienstleistern; am Empfang und am Telefon bist Du oft der erste Kontakt zu BLACKFIELD
- Diskretion, denn Du bekommst Einblick in Verträge, Rechnungen und Personalunterlagen
- Routinierter Umgang mit Microsoft 365 und Offenheit für KI-Werkzeuge, die bei uns zum Büroalltag gehören
- Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch sicher in Wort und Schrift
- Präsenz in Bremen: Die Aufgaben finden im Büro statt, Homeoffice ist in dieser Rolle die Ausnahme
Was wir bieten
- Ein eigener Verantwortungsbereich: Das Büro ist Deins. Entscheidungen zu Dienstleistern, Bestellungen und Abläufen triffst Du selbst und stimmst sie direkt mit unserer People & Operations Managerin und dem Vorstand ab
- Vollzeit oder Teilzeit: Umfang und Verteilung der Arbeitszeit legen wir gemeinsam fest
- Kurze Wege: Bei rund 15 Personen klärst Du Fragen direkt mit den Kolleginnen und Kollegen, die es betrifft
- Ein Unternehmen im Aufbau: Mit jedem neuen Mandat und jeder Einstellung wächst auch das, was Du organisierst
- Büro in Bremen-Schwachhausen; Reisen fallen in dieser Rolle nur ausnahmsweise an, etwa zu Veranstaltungen in Potsdam
- Vollständig subventioniertes Deutschlandticket und Firmenfitness-Mitgliedschaft
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